A través de la Plantilla Excel de usuarios podrás crear, de una manera sencilla, los perfiles de las personas de tu organización que van a participar en Zapiens.


¿Cómo descargar Plantilla Excel de usuarios?

¿Cómo cubrir la Plantilla Excel de usuarios?

¿Cómo importar la Plantilla Excel de usuarios?

Errores más comunes en el proceso de importación


¿Cómo descargar Plantilla Excel de usuarios?

  1. Ve al apartado “Usuarios” del menú lateral izquierdo y haz clic en la sección “Usuario”

  2. Haz clic en el botón “Nube con flecha hacia arriba” situado en la parte superior derecha

  3. En la ventana emergente, haz clic en el botón “Descargar” 

  4. Busca y abre la carpeta de tu PC en la que quieres descargar la plantilla y haz clic en “Guardar”








Volver al principio del artículo


¿Cómo cubrir la Plantilla Excel de usuarios?

  1. Abre la plantilla excel “users_sample_es” que te has descargado previamente

  2. En la primera fila encontrarás una breve explicación sobre cómo cubrir cada columna, lee las instrucciones con atención, luego elimina esa fila y sigue los siguientes pasos:

    1. Usuario

    2. Email

    3. Nombre

    4. Apellidos 

    5. Fecha de nacimiento

    6. Teléfono

    7. Administrador 1/0 (1 sí/0 no): Incluye el valor 1 en aquellas personas que quieras asignar los permisos del rol Administrador. Incluye el valor 0 en aquellas personas que quieras asignar los permisos de rol Jugador

    8. Administrador de temas 1/0 (1 sí/0 no): Incluye el valor 1 en aquellas personas que quieras asignar los permisos del rol Administrador temas. Incluye el valor 0 en aquellas personas que quieras asignar los permisos de rol Jugador

    9. Temas administrar: Incluye las categorías que va a gestionar cada administrador de temas separadas por (; o >) según el caso

      • Si gestiona solo una categoría, escribe la categoría: Categoría 1

      • Si gestiona una ruta de categorías, escribe cada categoría separadas por (>): Categoría Padre>Categoría hija, etc

      • Si gestiona más de una categoría y son independientes, escribe cada categoría separada por (;): Categoría 1;Categoría 2

      • Si gestiona una ruta de categorías y categorías independientes: Categoría padre>Categoría hija;Categoría 1; Categoría 2

    10. Puesto de trabajo

    11. En las siguientes columnas aparecerán los Segmentos creados por tu organización. Deberás añadir a cada persona el valor o valores que le corresponde de cada segmento:

      1. Si pertenece a un valor, escribe el nombre del valor: Valor 1

      2. Si pertenece a varios valores de un mismo segmento, escribe cada valor separado por (;): Valor 1;Valor 2. En este caso, el segmento debe tener habilitada la opción “Múltiple” en el Área de Administración









Nota: Las columnas obligatorias están marcadas con un “Asterisco rojo”: Usuario, Nombre, Email, Administrador y Administrador de temas.


Nota: Aconsejamos encarecidamente que el nombre de usuario y el email coincidan para facilitar el acceso a la App.


Nota: Recuerda que los valores de segmento deben estar previamente creados en el Área de Administración.


Volver al principio del artículo


¿Cómo importar la Plantilla Excel de usuarios?

  1. Ve al apartado “Usuarios” del menú lateral izquierdo y haz clic en la sección “Usuario”

  2. Haz clic en el botón “Nube con flecha hacia arriba” situado en la parte superior derecha

  3. En la ventana emergente, haz clic en el botón “Importar” 

  4. Haz clic en el botón “Seleccionar”

  5. Busca la plantilla excel de usuarios en tu PC y haz clic en el botón “Abrir”

  6. Si te has confundido en la selección del archivo, haz clic en el botón “Cambiar” o “Borrar” para volver a seleccionar

  7. Haz clic en el botón “Guardar”

  8. En la ventana emergente selecciona cuándo quieres notificar a los nuevos usuarios:

    1. Inmediatamente, para enviar el correo en ese momento

    2. En una fecha en concreto, para programar el envío. Selecciona una fecha y hora

    3. Haz clic en el botón “Confirmar e importar” para continuar o en “Cancelar” para salir del proceso de importación

  9. En la siguiente ventana, la plataforma te mostrará los avances del proceso de importación si el número de usuarios que estás importando es alto. Si el número es bajo, el proceso será inmediato

  10. Haz clic en el botón “Aceptar” cuando la importación se haya completado

  11. Haz clic en cualquier sección del menú lateral izquierdo o través la ruta Usuarios > Importar Excel, situada en la parte superior izquierda, para salir del proceso de importación

  12. En el listado de usuarios podrás ver los nuevos usuarios creados








Nota: ¡Recuerda, la notificación que se envía solo la reciben los nuevos usuarios! Si estás actualizando alguna información de usuarios ya creados en el Área de Administración, aunque tengas que seleccionar un momento temporal, no recibirán ninguna notificación.


Volver al principio del artículo


Errores más comunes en el proceso de importación


Te explicamos algunos errores con lo que te puedes encontrar en el proceso de importación de usuarios:

  1. El segmento {X} no existe. Ante este error, deberás crear el segmento. Consulta nuestro artículo Qué es y cómo crear un Segmento

  2. El campo correspondiente al Usuario está vacío. La columna “Usuario” es obligatoria en todas las filas

  3. El campo correspondiente al nombre está vacío. La columna “Nombre” es obligatoria en todas las filas

  4. El campo correspondiente al email está vacío. La columna “Email” es obligatoria en todas las filas

  5. El usuario indicado ya existe en el sistema. Revisa el excel que estás importando y descarta la posibilidad de que haya correos electrónicos duplicados. Si tras hacer la revisión, no hay correos duplicados es posible que se hayan registrado en nuestro Zapiens en abierto. Escríbenos haciendo clic en el  "Nuevo ticket de ayuda", que encontrarás en la parte superior derecha de este artículo, y te ayudaremos a solucionarlo

  6. Formato incorrecto en la columna. Recuerda no eliminar ninguna columna de la plantilla de usuarios aunque no se utilice. Si eliminas una columna, te aparecerá este error

  7. El formato del email no es el correcto. Si un email no tiene la @ se produce este error

  8. El usuario no ha sido establecido como un administrador de temas. No puede gestionar categorías. Incluye un 1 en la columna administrador de temas para solucionar este error

  9. La categoría seleccionada no está registrada. Revisa el apartado de “Categorías” y crea la categoría para solucionar este error. Consulta nuestra artículo Qué son y cómo crear Categorías

  10. El segmento {X} no admite múltiples valores. Revisa si la funcionalidad “Múltiple” de ese segmento está habilitada para solucionar este error. Consulta nuestro artículo Qué es y cómo crear un Segmento


Consulta nuestro artículo Crear un Valor de segmento 


Volver al principio del artículo