Es posible que se produzcan cambios de departamento, puesto de trabajo, etc, en los empleados de tu organización. A través de la plantilla de usuarios vas a poder actualizar la información de los empleados en Zapiens.


Recomendaciones generales

¿Cómo actualizar nuevos segmentos?

Correos electrónicos duplicados en tu nueva plantilla 

Correos electrónico duplicados en tu empresa en Zapiens


Recomendaciones generales


Para actualizar usuarios ya existentes en Zapiens, sigue los siguientes recomendaciones:

  1. Descarga la plantilla de usuarios y cubre las columnas con la información actualizada

  2. Las columnas, Administrador, Administrador temas y Temas administrar, se gestionan de la siguiente manera:

    1. Si no ha habido ningún cambio se pueden dejar en blanco y toda la información al respecto, se mantendrá en el Área de Administración

    2. Si ha habido algún cambio solo tendrás que incluir el cambio para esa persona o personas y la información añadida se actualizará en el Área de Administración


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¿Cómo actualizar nuevos segmentos?


En el caso de que se hayan creado "segmentos exclusivos" en Zapiens, por ejemplo: 

  • Segmento: Grupos formativos 

  • Valores de segmento: Grupo 1, Grupo 2, Grupo 3, etc


Te ofrecemos un consejo para gestionar los segmentos, aunque lo puedes hacer de otra menara:

  1. Hay que trabajar con los dos excel, la nueva plantilla de usuarios descargada previamente y el listado de usuarios exportado

  2. En la nueva plantilla de usuarios:

    1. Crea una nueva hoja en el excel (no le cambies el nombre, deja el nombre por defecto “Hoja 1”) y

    2. Copia y pega en la “Hoja 1”  el listado de usuarios exportados del Área de Administración

    3. Utiliza la fórmula de excel: =BUSCARV(B2;'Hoja 1'!A:Y;23;FALSO) para buscar los valores de segmentos de la Hoja 1

    4. En la nueva plantilla de usuarios, copia y pega la fórmula en la primera fila de la columna o columnas de segmento. Recuerda modificar la referencias de la fórmula para cada columna

    5. Una vez pegada la fórmula, posiciónate en la esquina inferior derecha de la celda con el ratón y arrastra la fórmula hacia las celdas inferiores de la columna o columnas

Nota: Si aparece el valor (#N/A) significa que ese usuario está en tu nueva plantilla de usuarios pero no en el Área de Administración de Zapiens. Es decir, es un usuario nuevo. 


Nota: ¿Qué significa la fórmula =BUSCARV(B2;'Hoja 1'!A:Y;23;FALSO)?

Empieza a buscar valores en la fila B2 (correos electrónicos de los usuarios) de la Hoja 1 teniendo en cuenta las columna A hasta la Y y muestra los valores que hay en la columna número 23 que corresponde al segmento que necesitas actualizar.


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Correos electrónicos duplicados en tu nueva plantilla de usuarios


Te ofrecemos un consejo para gestionar posibles correos duplicados, aunque lo puedes hacer de otra manera: 


En tu nueva plantilla, utiliza la función “Formato condicional”

  1. Selecciona ambas columna B (Email)

  2. En el apartado “Inicio” del excel, haz clic en la función: “Formato condicional”

  3. Haz clic en “Resaltar reglas de celda” y selecciona “Duplicar valores”

  4. En la ventana emergente, haz clic en “Aceptar” y las celdas con correos electrónicos duplicados se mostrarán en rojo

  5. Revisa las filas con correos electrónicos duplicados. Recuerda que en Zapiens no puede haber dos personas con un mismo correo electrónico


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Correos electrónicos duplicados en tu empresa en Zapiens


En el caso de que quieras comprobar si en tu nueva plantilla de usuarios hay correos electrónicos que ya existen en tu empresa en Zapiens y por lo tanto, están duplicados. Te ofrecemos un consejo. 


Utiliza la función “Formato condicional” en tu nueva plantilla de usuarios:

  1. Crea una nueva columna a la derecha de la columna B (Email)

  2. Copia y pega la columna de correos electrónicos del listado de usuarios del Área de Administración

  3. Selecciona ambas columnas, columna B y nueva columna C

  4. En el apartado “Inicio” del excel, haz clic en la función: “Formato condicional”

  5. Haz clic en “Resaltar reglas de celda” y selecciona “Duplicar valores”

  6. En la ventana emergente, haz clic en “Aceptar” y las celdas de ambas columnas, con correos electrónicos duplicados se mostrarán en rojo. Revisa las filas en rojo de la nueva plantilla de usuarios ya que en el Área de Administración ya existen usuarios con esos mismos correos electrónicos


Consulta nuestro artículo Crear usuarios con excel


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